The Importance of Cost Accounting in ERP Implementation

By Willian Modesto

Cost accounting can be defined as a set of specific records based on regular bookkeeping (accounting) and supported by supporting elements (spreadsheets, apportionment, calculations, controls) used to identify, measure and report the costs of product sales, goods and services.

Its existence is not merely a fortuitous event, but a legal and tributary necessity.

Legal, as required by Brazilian corporate law:

1. Para as Sociedades Anônimas – Lei nº 6.404/76, art. 183, inciso II:

Art. 183 – No balanço, os elementos do ativo serão avaliados segundo os seguintes critérios:

I – …

II – Os direitos que tiverem por objeto mercadorias e produtos de comércio da companhia, assim como matérias-primas, produtos em fabricação e bens em almoxarifado, serão avaliados pelo custo de aquisição ou produção; deduzido de provisão para ajustá-lo ao valor de mercado, quando este for inferior.

2. Para as demais Sociedades, a Lei 10.406/2002 (o “Novo Código Civil Brasileiro”), traz a exigência de avaliação de custos da seguinte forma, em seu artigo 1.187, inciso II:

Art. 1.187 – Na coleta dos elementos para o inventário serão observados os critérios de avaliação a seguir determinados:

I – …

II – os valores mobiliários, matéria-prima, bens destinados á alienação, ou que constituem produtos ou artigos da indústria ou comércio da empresa, podem ser estimados pelo custo de aquisição ou de fabricação, ou pelo preço corrente, sempre que este for inferior ao preço de custo, e quando o preço corrente ou venal estiver acima do valor de custo de aquisição, ou fabricação, e os bens forem avaliados pelo preço corrente, a diferença entre este e o preço de custo não será levada em conta para a distribuição de lucros, nem para as percentagens referentes a fundos de reserva;

Fiscal, in accordance with Brazilian Decree 3,000 / 99 (income tax regulation), in its articles transcribed below:

Art. 292.  Ao final de cada período de apuração do imposto, a pessoa jurídica deverá promover o levantamento e avaliação dos seus estoques.

Art. 293.  As mercadorias, as matérias-primas e os bens em almoxarifado serão avaliados pelo custo de aquisição (Lei nº 154, de 1947, art. 2º, §§ 3º e 4º, e Lei nº 6.404, de 1976, art. 183, inciso II).

Art. 294.  Os produtos em fabricação e acabados serão avaliados pelo custo de produção (Lei nº 154, de 1947, art. 2º, § 4º, e Lei nº 6.404, de 1976, art. 183, inciso II).

• 1º O contribuinte que mantiver sistema de contabilidade de custo integrado e coordenado com o restante da escrituração poderá utilizar os custos apurados para avaliação dos estoques de produtos em fabricação e acabados (Decreto-Lei nº 1.598, de 1977, art. 14, § 1º).
• 2º Considera-se sistema de contabilidade de custo integrado e coordenado com o restante da escrituração aquele:

I – apoiado em valores originados da escrituração contábil (matéria-prima, mão-de-obra direta, custos gerais de fabricação);

II – que permite determinação contábil, ao fim de cada mês, do valor dos estoques de matérias-primas e outros materiais, produtos em elaboração e produtos acabados;

III – apoiado em livros auxiliares, fichas, folhas contínuas, ou mapas de apropriação ou rateio, tidos em boa guarda e de registros coincidentes com aqueles constantes da escrituração principal;

IV – que permite avaliar os estoques existentes na data de encerramento do período de apropriação de resultados segundo os custos efetivamente incorridos.

Art. 295.  O valor dos bens existentes no encerramento do período de apuração poderá ser o custo médio ou o dos bens adquiridos ou produzidos mais recentemente, admitida, ainda, a avaliação com base no preço de venda, subtraída a margem de lucro (Decreto-Lei nº 1.598, de 1977, art. 14, § 2º, e Lei nº 7.959, de 21 de dezembro de 1989, art. 2º, e Lei nº 8.541, de 1992, art. 55).

Cost Accounting Objectives

1. Allow the evaluation of inventories, to comply with commercial and tax legislation;
2. Determine the cost of goods / services sold (in the case of commercial companies, the cost of goods sold);
3. Support management decision-making regarding the fixing of the sale price;
4. Address the need for specific controls and information (such as compliance with tax legislation);
5. To base budgets and financial projections.

Application

For Industries: Cost Accounting will determine:

• Cost of goods sold
• The stock of products under development (also called “products under construction”)
• The stock of finished products (or ready)
• The stock of inputs (raw materials, packaging materials, warehouse, etc.)

For Retail:

Does Cost Accounting apply to retail?

Yes, because its basic assumptions are applicable to the formation of the cost of goods sold. Despite a simpler, “straightforward” application, without the complexities of industrial operations or services, Cost Accounting in retail will determine:

• The cost of goods sold
• The stock of goods
• The stock of goods not destined for resale (such as consumer materials, etc.)

For Services Providers:

• The cost of services sold
• The stock of services in progress
• The cost of materials purchased and not incorporated into services in progress

In extractive enterprises of primary production (minerals, forestry, fisheries, agro-pastoral, etc.):

• The cost of the extracted / exploited products
• The stock of products extracted or primary production
• The stock of materials not yet used in the extraction or primary production.

Final Considerations

The biggest challenge for the Brazilian localization is to be able to value the orders for production in progress and raw materials in WIP (products in processes), since most companies are required by law to calculate their costs using the weighted average system, including the valuation of its accounting stocks. We know that most global ERPs do not contemplate this alternative in the standard versions, forcing the closure of production orders within the same opening month and in Microsoft Dynamics 365 for Finance & Operations this is not an exception, but GSOURCES has the expertise to understand all the scenarios and develop robust solutions with little impact on the global design, already used in several clients in Brazil, including integrated with global deployments. Be sure to follow our series of Costs posts where we’ll cover the general concepts and dive into this universe of Microsoft Dynamics 365.